L'organisation d'un événement ou l'ordonnancement d'un projet peut s'avérer complexe si l'on ne dispose pas d'outils et de méthodes efficaces.

A ce stade du projet, ou de l'évènement, l'objectif a été déterminé. Toutefois, l'ensemble des étapes, des tâches et leurs priorités, n'ont peut être pas encore été listées. Cette opération peut être accomplie directement dans le planning de Gantt, néanmoins, dans le cadre d'un projet complexe, il est préférable d'établir une « to do list » en amont du planning.

Elaborer une « to do list » (liste des tâches à effectuer), classée par priorité : une première étape

Cette liste est un tableau simple à deux colonnes :

  • Tâches à réaliser,
  • Priorité (de A : très important à F: pas important).
Réaliser cette liste est une première clé d'efficacité pour mener à bien le projet, ainsi toutes les tâches seront énumérées et classées par ordre de priorité. Cette préparation conduit à l'étape suivante : l'élaboration d'un planning de Gantt.

Conseil : concevoir la liste sous une feuille de calcul, afin de pouvoir opérer un tri automatique sur les priorités.

Analyser, planifier, contrôler des projets complexes : le planning (diagramme) de Gantt

Cet outil, simple à acquérir et à utiliser aide à :

  • identifier les tâches et sous-tâches à entreprendre encore plus finement que la « to do list »,
  • planifier les tâches à accomplir,
  • prévoir les ressources nécessaires pour la réalisation du projet,
  • répartir les tâches entre les acteurs du projet,
  • suivre en continu le déroulement du projet, le contrôler et en respecter les délais,
  • anticiper et trouver rapidement des mesures correctives si le projet prend du retard.
Ordonnancer et relier les activités à l'aide du planning de Gantt

Le concept essentiel de la planification de projet est d'estimer l'interdépendance de certaines activités à d'autres, par exemple :

  • il est impossible de construire les murs d'une maison, sans en avoir réalisé les fondations,
  • on ne peut organiser un mariage, sans en avoir au préalable déterminé la date avec la mairie,
  • afficher un label sur ses produits nécessite d'en avoir obtenu l'agrément.
Ainsi le lancement de certaines activités dépend de l'achèvement d'une tâche, ou d'une phase. Parfois une étape doit être plus ou moins terminée avant que la prochaine activité puisse débuter. Ces activités, étapes ou phases sont donc séquentielles : en lien avec une suite ordonnée d'opérations.

A contrario, certaines tâches sont non-séquentielles et ne dépendent pas de l'achèvement d'une étape ou des autres tâches. Elles peuvent donc être réalisées à tout moment ou n'importe quand à partir d'une étape du projet atteinte. Ces activités sont appelées des tâches parallèles.

Créer un planning de Gantt : lister les tâches

A l'aide de la « list to do », il s'agit de lister toutes les activités et les tâches dans le diagramme de Gantt. Elles sont classées par priorité, par interdépendance, puis par étapes ou phases.

  • On commence donc par indiquer dans le planning les différentes étapes dans un ordre chronologique, que l'on complètera par les tâches.
  • Pour chaque tâche, estimer le temps qu'elle doit prendre, si elle est parallèle ou séquentielle (dans ce cas, elle indique l'étape dont elle dépend).
  • Pour chaque activité, préciser qui doit réaliser la tâche. Par exemple, pour un mariage, l'impression des cartons d'invitation sera réalisée par l'imprimeur. Le porteur de projet est soumis au respect temporel des tâches, mais également de celles traitées par d'autres ressources humaines, matérielles ou techniques.
  • Pour chaque activité ou étape, on précise s'il y a lieu, la personne ou le groupe ayant pour rôle de valider celle-ci (comité de validation, de contrôle) et quand ce contrôle doit avoir lieu.
Nota : il est préférable d'utiliser, soit une feuille de calcul (tableur), soit un logiciel spécialisé, pour élaborer le planning de Gantt. Les tris et correctifs à apporter pendant la durée de vie du projet en seront facilités.

Déterminer la durée d'une activité ou tâche : la planification avec Gantt

Tout d'abord pour une meilleure visibilité globale, il est préférable de représenter la nature de chaque tâche par une couleur spécifique.

Puis, indiquer pour chaque activité la date de début et la date de fin, elle est représentée par une longue barre de couleur horizontale matérialisant le temps de réalisation estimé pour cette tâche (voir photo ci-dessous).

Cette première saisie achevée, ordonner si nécessaire le planning de Gantt, en prenant en compte :

  • l'ordre des actions successives,
  • les activités séquentielles (veiller à ce que certaines activités ne démarrent pas tant que les activités dont elles dépendent ne sont pas terminées),
  • les activités parallèles (éviter de les planifier dans des périodes clefs ou surchargées).
Elles permettent ainsi de laisser une marge de temps et de ressources, en cas de dépassements et de défaillances de livraison ou autre.

Une visualisation globale, optimisée du projet grâce au planning de Gantt

Le diagramme de Gantt construit , le temps de réalisation du projet peut être estimé. Les principales étapes, vitales pour la réussite du projet, doivent être clairement identifiables.

Le planning de Gantt s'inscrit donc à la fois comme un outil :

  • prévisionnel, d'ordonnancement et de planification
  • de suivi de projet, de respect des délais
  • de réajustement (en cas de dépassements) facilement modifiable et adaptable tout au long du projet.
Les diagrammes de Gantt sont des outils très utiles pour la planification et l'ordonnancement des projets. Ils permettent d'évaluer la durée d'un projet, d'en déterminer les ressources nécessaires et de fixer l'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées. Ils sont également parfaitement adaptés dans la gestion des tâches interdépendantes.

Lorsque le projet est en cours, le planning de Gantt permet d'en surveiller l'avancement. Instantanément les progrès et les retards éventuels peuvent être identifiés. Flexible, le diagramme de Gantt autorise le réajustement du projet en permettant de prendre des mesures correctives.