Un compte rendu est constitué par la synthèse fidèle, sans prise de position du rédacteur, de ce qui s'est dit au cours d'une réunion. A l'inverse du procès-verbal, il n'est pas demandé au compte-rendu d'être exhaustif.

Que faut-il prendre en notes en vue d'élaborer un compte-rendu ?

La prise de notes réclame une réflexion préalable sur les thèmes qui seront abordés, sur les participants, sur les destinataires du compte-rendu.

Il est important -sous peine d'erreurs grossières- que ces paramètres soient familiers pour la personne qui sera chargée de formaliser le contenu de la réunion.

Un magnétophone peut être utilisé, mais risque de bloquer la production des différents intervenants. Par ailleurs, l'exploitation de la cassette risque d'être longue.

Il est préférable de ne noter que l'essentiel de ce qui sera exprimé, et l'utilisation directe d'un ordinateur portable sera préférable à celle du bloc de papier et du stylo, évitant ainsi la recopie fastidieuse.

Comment organiser une prise de notes ?

  • Un tableau en trois colonnes permettra de noter les mots-clés, les notes correspondantes, et les commentaires (effectuer un clic gauche sur la photo N° 2 en bas de l'article).
  • Le schéma heuristique, plus visuel, pourra également être utilisé (effectuer un clic gauche sur la photo N° 1 en bas de l'article).

Comment présenter un compte-rendu ?

Il mentionnera les éléments suivants :

  • La date de l'établissement du compte-rendu.
  • Le nom du Secrétaire de séance.
  • L'objet de la réunion (l'ordre du jour initial pourra être joint).
  • L'heure de démarrage et de clôture de la réunion.
  • Les personnes convoquées.
  • Les personnes présentes.
  • Les personnes absentes et excusées (ce qui permettra d'identifier, par simple comparaison de listes, les participants absents et non excusés).
  • Les personnes ou services destinataires, avec mention "copie à", si nécessaire.
  • La liste des annexes, qui seront jointes, ou pour lesquelles il sera précisé le lieu où elles peuvent être consultées.

Comment structurer le compte-rendu ?

Bref, limité à deux pages de préférence, le compte-rendu sera découpé selon la structure de l'ordre du jour initial, et renverra le plus souvent possible aux annexes.

Lorsqu'il s'agira d'une réunion de prise de décision, une présentation sous forme de tableau, composé de quatre colonnes, permettra de préciser :

  1. La nature de chaque décision prise.
  2. Les coordonnées du responsable affecté à la réalisation de chaque décision.
  3. La date prévisionnelle de mise en oeuvre de l'action relative à chaque décision.
  4. Les modalités ou les contraintes éventuelles à respecter.

Quand et comment diffuser le compte-rendu ?

Il sera élaboré dans les 48 heures, par le Secrétaire de séance lui-même, de manière à pouvoir exploiter objectivement les notes prises, et pourra être transmis par voie de messagerie informatique, en pièce jointe.

La transmission d'un compte rendu, qui s'accompagne généralement d'une fausse impression de "travail finalisé", ne doit pas faire perdre de vue que le plus important réside dans le suivi des décisions formalisées sur le papier.

En complément, du même auteur : Comment construire un ordre du jour pour une réunion commerciale.