Outre l’acquisition des connaissances et compétences reliées à l’exercice de la fonction de secrétaire, les femmes (ou les hommes) occupant une telle position doivent posséder certaines qualités essentielles à leur appréciation en milieu de travail. En voici quelques-unes des plus importantes à détenir.

Le dévouement

Ce n’est pas sans raison que cette qualité figure en première position puisque les définitions des mots dévouement et secrétaire se rejoignent beaucoup. Le dévouement est défini comme étant l’ « action de se consacrer entièrement à une personne, à une cause » et secrétaire comme étant une « personne au service d’une autre ». En termes de dévouement, on parle également d’une personne qui est disposée à servir quelqu’un pour son bien-être.

En effet, une bonne secrétaire doit être généreuse de son temps envers la personne pour laquelle elle est au service. Ses compétences lui sont essentielles et complémentaires puisqu’elles sont souvent déficientes chez cette personne. Dans certains cas, on parlera d’adjoint ou d’adjointe, terme tout aussi approprié puisque celui-ci se définit comme suit : « personne qui en seconde une autre, qui l’assiste dans ses fonctions ». Bref, c’est dans cette perspective qu’une secrétaire peut vraiment ressentir son utilité valorisant son travail.

La collaboration

Comme seconde qualité, posséder un bon esprit de collaboration vient pertinemment compléter les propos précédents. En effet, le fait de travailler au service de quelqu’un, de l’assister et de la soutenir dans ses tâches induit une relation entre deux ou plusieurs personnes qui doit être absolument empreinte de coopération. L’aptitude pour le travail d’équipe est donc très importante à développer dans l’exercice des fonctions de secrétaire.

Le sens de l’organisation

Une secrétaire qui n’est pas méthodique et organisée se verra rapidement dépassée par les événements. Elle doit savoir en tout temps où elle en est dans l’exécution de ses tâches et se créer des méthodes de travail qu’elle pourra suivre d’une fois à l’autre. Elle doit consigner beaucoup d’information et c’est de sa responsabilité de veiller à bien retenir et comprendre ce qu’on lui demande de faire afin d’en établir un bon ordre de priorité. La rigueur est donc de mise ainsi qu’un bon jugement.

L'efficacité

En lien avec le thème précédent, l’efficacité est souvent le but recherché d’une bonne organisation et de bonnes méthodes de travail. Une secrétaire devrait toujours chercher le moyen d’effectuer ses tâches avec le plus d’efficacité possible, de trouver le dosage exact de rapidité d’exécution et de qualité du travail. Plusieurs outils existent aujourd’hui pour améliorer l’efficacité des secrétaires et il est important de demeurer ouvert à l’intégration de nouvelles technologies visant une meilleure efficience.

L'ouverture d’esprit

Justement, l’ouverture d’esprit, la curiosité et la volonté d’apprendre sont des qualités qui feront en sorte de vous démarquer positivement de vos collègues. Vos supérieurs apprécieront grandement votre enthousiasme et votre proaction par rapport aux nouveaux fonctionnements, idées, méthodes, projets, etc. Au rythme où tout évolue actuellement, des changements peuvent survenir à tout moment et il est de votre devoir de faire preuve d’adaptation et de trouver là-dedans, une source de motivation.

L'autonomie

Une bonne secrétaire ne doit pas continuellement talonner sa ou son supérieur(e), à moins qu’il ou elle n’en ait fait la demande express. Bien que son travail dépende d’autres personnes, la secrétaire doit démontrer beaucoup de confiance et être ingénieuse. Demander de l’aide, surtout à ses débuts, n’est pas mal en soi. Il faut seulement savoir doser et être créative dans sa quête de réponses à ses interrogations afin de ne pas surcharger sa ou son supérieur de questions courantes. Surtout, ne lui posez pas deux fois la même question (prenez des notes) et osez prendre certaines décisions.

La courtoisie

Enfin, comme on fait souvent appel aux secrétaires pour exercer des fonctions qui les mettent en relation avec la clientèle, soit en personne ou par téléphone, la courtoisie est évidemment de mise. En fait, c’est envers toute personne avec qui elle est en lien que la secrétaire se doit d’être polie, sociable et civique. De plus, comme elle est en relation avec beaucoup de gens, il va de soi qu’une grande discrétion est requise de sa part. On n’apprécie guère les commères à ce titre.

Évidemment, d’autres vertus auraient pu être abordées dans ce texte, comme la loyauté ou la ponctualité par exemple. Certaines qualités connexes ont toutefois été ajoutées au traitement des principaux thèmes, permettant ainsi de construire une liste assez longue de qualités qu’une bonne secrétaire devrait posséder pour être appréciée et accomplir son travail. Quoi qu’il en soit, cette fonction demeure importante au sein des organisations et ceux qui en bénéficient pourront le dire. Du moins, une secrétaire ne devrait jamais douter de son utilité.

*N.B. La féminisation du terme secrétaire a été adoptée pour alléger le texte et parce que l’auteure se considère comme participante de la logique profonde de la langue française, qui féminise tout naturellement les professions plus traditionnellement « féminines ». Celle-ci ne se veut nullement préjudiciable.

Source : Logiciel Antidote pour les définitions.